Quadratura di cassa: dove sono i soldi, ogni sera.
Il programma di cassa tiene un registro solo di ogni euro entrato o uscito: come è entrato, da dove è passato e perché. A fine giornata la quadratura legge da lì quanti soldi devono esserci nel cassetto, nella cassa automatica e su ogni POS; poi si chiude il registratore telematico, e la quadratura esce stampata e, se si vuole, per posta.
Il totale in cassa, e di questi quanti sono contanti.
La quadratura di cassa risponde a una domanda sola: i soldi che ho in mano corrispondono a quello che il programma dice? Per rispondere non somma niente a mano: ogni pagamento, ogni prelievo e ogni resto è già una riga del registro degli incassi.
- Nel cassetto: i contanti incassati lì, più i movimenti scritti a mano, come il fondo del mattino.
- In ogni cassa automatica: quanto è entrato dai conti, meno prelievi e restituzioni, più rifornimenti e cambi.
- Su ogni POS, apparecchio per apparecchio, e le carte battute a mano a parte.
- A parte, quello che soldi non è: crediti da riscuotere, buoni pasto, vincite usate per pagare.
- In fondo, grande, il totale dei soldi in cassa e, di questi, i contanti: il numero da confrontare col cassetto.
- I debiti, in tre riquadri col loro totale: i soldi prestati nella serata, con l'ora, il conto, il motivo, da dove sono usciti e chi li ha dati; i debiti restituiti, anche quelli resi un po' per volta, che sono un movimento di denaro e non si mescolano agli incassi dei conti né alle ragioni sociali; e quelli ancora da riscuotere, anche di giorni prima, con quanto manca.
- Accanto: venduto per reparto, come è stato pagato, incassi per ragione sociale, movimenti della cassa automatica e fatture della giornata.
Stasera, o una sera già chiusa, riletta per intero.
La quadratura si apre sempre su tutto il locale e sulla serata in corso: è la domanda con cui la si apre. Da lì si passa a una postazione sola, o a un'altra sera.
Sfogliare le serate
- Due frecce portano alla serata prima e a quella dopo; i giorni di chiusura, che non hanno niente da mostrare, si saltano.
- Il giorno si sceglie anche dal calendario, e la cassa trova la sua serata da sola.
- La giornata del locale non finisce a mezzanotte: una chiusura fatta alle due di notte appartiene alla sera prima, ed è lì che la si trova.
- Il numero della chiusura, stampato sul foglio, porta dritto a quella sera.
Una sera chiusa, intera
- Di una sera chiusa si rileggono tutti i riquadri: soldi, venduto, pagamenti, ditte, macchina.
- Anche il quaderno del cassetto com'era quella sera, che si legge e non si tocca più.
- Il foglio di una sera passata si ristampa, scritto come ristampa perché non si scambi per uno nuovo.
- Per tutto il locale o per una postazione sola, in qualunque sera.
Quello che il programma non può sapere da sé.
Il fondo del mattino, i soldi presi per la spesa, il resto lasciato a qualcuno: sono le uniche cose che la cassa non vede passare, e si scrivono nel quaderno della quadratura.
- Il fondo cassa fisso resta anche dopo la chiusura: c'è anche domani mattina, e non si riscrive ogni giorno.
- I soldi presi dalla cassa automatica per una spesa li dà la macchina, e la riga che li spiega si scrive da sola, con la motivazione.
- Le righe della macchina non si ritoccano: quel movimento è già registrato, e due verità sullo stesso prelievo non quadrano mai.
- Un prestito al cliente si segna sul suo conto e i soldi escono dalla macchina o dal cassetto: la quadratura lo sa senza scriverlo a mano, e lo tiene fra i debiti da riscuotere finché il cliente non li ha resi tutti.
Chi può fare cosa
- Guardare la quadratura e scriverci sono due permessi diversi.
- Prelievi, cambi e rifornimenti della cassa automatica hanno ognuno il suo permesso.
- Ogni riga tolta o prezzo cambiato su un conto resta scritto, con chi e quando: è la risposta a «chi ha tolto quella roba?».
Il registratore telematico, la quadratura, e niente che resti indietro.
La chiusura giornaliera dei registratori telematici Epson RT si fa dalla cassa, da una finestra sola. Prima la stampante, poi il programma: se la stampante non ha chiuso, il programma non segna la giornata come chiusa.
- Tutte le stampanti fiscali del locale stanno una sotto l'altra: per ognuna si sceglie la chiusura con la quadratura, il solo riepilogo o la sola chiusura.
- Mentre lavora la finestra mostra solo «Attendere», con quello che sta facendo passo per passo: i tasti spariscono, e una seconda chiusura per sbaglio non parte.
- Se si vuole, prima della chiusura la stampante stampa il suo rapporto finanziario e i totali del giorno per reparto.
- Il rapporto finanziario della stampante, a video: i totali di stasera letti senza stampare niente, e quelli di ogni serata chiusa, salvati a ogni chiusura.
- La quadratura esce stampata, con in fondo il controllo del registro degli incassi.
- Lo stesso foglio parte per posta agli indirizzi scelti: il titolare, il socio, il commercialista.
Più ditte sotto lo stesso tetto
- Bar e tabacchi, bar e pizzeria: ogni ditta ha la sua stampante fiscale, e ognuna si chiude dalla stessa finestra.
- Gli incassi per ragione sociale si leggono la sera stessa e nei giorni dopo, divisi per forma di pagamento.
- Un pagamento con la carta diviso fra due ditte resta un pagamento solo, e ogni ditta ne vede la sua parte.
Prima di contare, la cassa ha già controllato.
I conti che non tornano di solito hanno una ragione precisa: un pagamento rimasto senza conto, una riga tolta, un conto riaperto. La cassa li tiene in vista.
L'analisi della giornata con ClaudeLe statistiche di vendita
- «Controlla il registro» elenca gli incassi rimasti senza conto da più di mezz'ora: per esempio un pagamento della cassa automatica il cui conto non si è chiuso.
- Da lì si sistemano: «Era il pagamento di…» lega l'incasso al conto chiuso che ha pagato davvero, al posto del pagamento segnato a mano dello stesso importo, e «Restituito» lo toglie se i soldi sono stati resi. Ogni correzione resta scritta con chi l'ha fatta.
- Un pagamento rimasto senza conto resta del conto per cui è nato, anche spostato o rinominato: al banco non si propone ai clienti dopo.
- I conti stampati della giornata, con l'ora in cui è stata battuta ogni riga; ristampa dello scontrino come copia.
- Lo storno rimette in sala un conto già chiuso, con un permesso suo, senza rimandare i piatti in cucina.
- Le modifiche ai conti, con chi le ha fatte e quando.
E per chi vuole un rapporto
- L'analisi della giornata con Claude, l'intelligenza artificiale di Anthropic, rilegge storico e registro conto per conto e scrive in italiano semplice se i conti tornano e cosa guardare.
- Il rapporto parte anche per posta, e i numeri li fa sempre la cassa.
Un programma solo, acceso in modo diverso.
Negozi, bar, ristoranti, pizzerie, tabaccherie e tutti gli altri usano la stessa cassa: ognuno accende quello che gli serve, e tanti locali sono più cose insieme.
Per attività
Le funzioni
Proviamola nel tuo locale.
Chi lavora già con la cassa che 23022 sostituisce passa senza ricominciare: la suite si porta dietro l'archivio di prima, con gli stessi prodotti, gli stessi operatori e anni di storico subito leggibili. Chi arriva da un altro programma parte con un archivio nuovo, che si compone dalla cassa. La dimostrazione si fa su un locale di prova, con la stampante fiscale, il POS e la cassa automatica simulati.
- Azienda
- 23022 Tecnologie srl
- Sede
- Corso Garibaldi 6
23022 Chiavenna (SO) - Telefono
- 0343 760391
- Partita IVA
- 12058280962