- Ogni prodotto appartiene a una ditta, e va sullo scontrino della sua stampante fiscale.
- Un conto con prodotti di due ditte diventa due scontrini, ma si paga una volta.
- Il pagamento si divide fra i due scontrini: i contanti per ultimi, e il resto su uno solo.
- Con un POS per ditta si paga una ditta alla volta; con un POS solo, la strisciata si divide dopo.
Il problema
Bar e rivendita di tabacchi nello stesso locale sono spesso due attività distinte: il bar è una ditta, la tabaccheria un'altra, con la sua partita IVA. Ognuna deve certificare i suoi corrispettivi sul suo registratore telematico, e ognuna deve sapere quanto ha incassato, in contanti e con la carta.
Al banco però il cliente non vuole sapere niente di tutto questo: ha preso tre cose e vuole pagare una volta.
Ogni prodotto sa a quale ditta appartiene
La base è una sola: nell'archivio della cassa ogni prodotto porta la sua destinazione fiscale. Il caffè va sulla stampante del bar, le sigarette e i gratta e vinci su quella della tabaccheria. Fatto questo una volta, è la cassa a dividere ogni conto.
Il controllo da fare quando si configura: i prodotti nuovi nascono sulla ditta giusta? Una marca di sigarette appena arrivata, creata in fretta e lasciata sulla destinazione di partenza, esce sullo scontrino del bar.
Come si divide il pagamento
Un conto da 20 euro, 6 di bar e 14 di tabacchi, pagato con una banconota da 50: le stampanti fanno due documenti, e ognuno deve dichiarare quanto è stato pagato e come. La regola che funziona è una fila:
- prima i buoni pasto, poi le carte, i contanti per ultimi;
- ogni scontrino prende quello che gli serve per coprirsi, e quando un pagamento avanza passa allo scontrino dopo;
- il resto esce una volta sola, sull'ultimo scontrino.
L'ordine non è un capriccio: la stampante fiscale accetta un pagamento più alto del totale solo dai contanti, perché è da lì che esce il resto. Una carta che sfora il suo scontrino fa rifiutare il documento.
Due errori da evitare: il buono pasto contato due volte, una per stampante, e tre resti su tre scontrini per un cliente solo.
Le sigarette e lo scontrino
Ci sono tabaccherie che i tabacchi non li stampano sullo scontrino fiscale. Cosa ci va e cosa no lo dice il proprio commercialista; per la cassa conta un'altra cosa: anche quando le sigarette non compaiono sulla carta, i loro soldi sono della tabaccheria. Se la cassa divide il pagamento guardando solo le righe stampate, quei soldi finiscono al bar.
Attenzione anche al pagamento con la carta: se il cliente paga 8 euro con la carta per un caffè e un pacchetto, e il pacchetto non va sullo scontrino del bar, a quello scontrino va dichiarato solo il caffè. Dichiarandogli tutta la carta, la stampante rifiuta il documento.
Il POS: uno o due
Un POS per ditta. I soldi della carta devono finire sul conto giusto, quindi si striscia due volte: la parte del bar sul POS del bar, la parte dei tabacchi sul POS della tabaccheria. Se una delle due strisciate viene rifiutata, l'altra resta buona, e sul conto resta solo la parte non pagata.
Un POS per tutte e due. Si striscia una volta sola, ma a fine giornata bisogna sapere quanto di quella strisciata è del bar e quanto della tabaccheria, per esempio per girare i soldi da un conto all'altro.
Un consiglio pratico: niente pagamenti misti su un conto di due ditte, come metà carta e metà contanti. Se il cliente vuole pagare le sigarette in contanti e il caffè con la carta, conviene separare le righe in due conti.
Il cambio fra le due ditte
Dove tabacchi e gratta e vinci sono di due ditte diverse, il cliente che riporta un pacchetto e si porta via un biglietto fa un cambio che attraversa le due ditte. Non passa denaro, o passa solo la differenza, ma una ditta ha reso e l'altra ha venduto: negli incassi di ciascuna dev'essere scritto così, se no a fine mese i conti fra le due non tornano.
A fine giornata
- Due chiusure, una per stampante fiscale, ognuna coi corrispettivi della sua ditta.
- Gli incassi per ragione sociale: per ogni ditta contanti, carte, buoni, e quello che è rimasto a credito.
- Per ogni POS, quanto è di ciascuna ditta, che è il numero da confrontare con l'estratto del gestore.
- Su ogni riga del conto un tondo colorato col numero della stampante fiscale: prima di chiudere si vede se un prodotto va sulla ditta giusta.
- Il conto si divide da solo fra le stampanti, con la regola della fila: buoni, carte, contanti, e il resto una volta sola.
- Buoni pasto e acconti entrano nella fila una volta sola; alla stampante si dichiara solo quello che copre il suo documento.
- Le righe che non vanno sulla carta contano lo stesso per dire di chi sono i soldi.
- Con due POS si paga una ditta alla volta, e una ditta rifiutata non ferma l'altra; con un POS solo la strisciata è una e la cassa la divide fra le ditte.
- I tabacchi nuovi nascono già sulla stampante della tabaccheria.
- Il cambio merce anche fra le due ditte: il pacchetto di una paga il biglietto dell'altra, e negli incassi per ragione sociale a chi ha reso si toglie e a chi ha venduto si aggiunge.
- Le due Z dalla stessa finestra, gli incassi per ragione sociale la sera stessa e nei giorni dopo, e il POS diviso per ditta nelle statistiche.